ADMINISTRACION DE VENTAS

INDICE

UNIDAD 1. Planeación y fijación de objetivos y políticas.

UNIDAD 2. Organización de ventas.

UNIDAD 3. Dirección de ventas.

UNIDAD 4. Costos de ventas.

UNIDAD 5. Control de ventas.

El cliente potencial puede percibir valores del producto dependiendo del conocimiento que tenga el vendedor del producto, la información que el vendedor debe conocer de un producto se traduce en categorías que son:
1. Desarrollo del producto y sus procesos de mejora ( teconologias que usa para fabricar productos, procesos, mejoras del producto).
2. Datos de resultados del producto (que lugar ocupo frente a la competencia con respecto a las características del producto).
3. Necesidad de mantenimiento ( si requiere mantenimiento, costo, tiempo exterior)
4. Precio, plazos y tiempos de entrega (precio de mi producto y de la competencia).
PLANEAMIENTO DE MERCADO
-Forma sistemática
-Objetivo intentar controlar el futuro
-necesidad clientes-que busca
-competencia- quien es y que ofrece. El conocimiento de la competencia nos puede permitir dar valor al cliente potencial y ayudarle a tomar decisiones.
CATEGORIAS DE LA INFORMACION
1. Historia
2. Características de su producto
3. Servicio que ofrece
4. Forma y plazo de pago
5. Precios
6. Calidad
RECOMENDACIONES PARA EL PLANEAMIENTO DEL MERCADOS
No discutir sobre la competencia.
FUENTES DE INFORMACION PLANEAMIENTO DEL MERCADO
*Clientes a través de mis vendedores
*Publicidad- producto competencia, precio, ventajas
*internet- estados financieros, situación del mercado, estadística, historia de la competencia
*M. impresos- periódico, revistas.
*Libros
*PROFECO
ORGANIZACIÓN
Darle una estructura a los recursos con los que se cuenta (vendedores)
*Objetivo: incrementar las ventas producto/servicio
*Estructurar: funciones, actividad, nivel jerárquico, a quien reporta.
Estructura organizacional: marco que define como opera mi grupo de ventas.
*PROCESO
-Detalle del trabajo
Promoción
Venta
Cobrar
Visitar a los clientes
2.2. PRINCIPIOS DE ORGANIZACIÓN
*El principio de organización
Toda organización y cada parte de la misma debe constituir una expresión de objetivo de la empresa, o carecerá de dignificado, siendo por lo tanto redundante.
*El principio de especialización
Las actividades de cada uno de los miembros de un grupo organizado deberán confinarse, en todo lo que sea posible, a la ejecución de una sola función.
*Principio de coordinación
El objetivo de la organización de por si, a diferencia del objetivo de la empresa es facilitar la coordinación; unidad del esfuerzo.
*El principio de autoridad
En todo grupo organizado, la autoridad suprema debe descansaren alguna parte. Deberá existir una clara línea de autoridad que emana de la autoridad suprema a cada uno de los individuos del grupo.
AUTORIDAD. Es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir a los subordinados de que las empresas cumplan.
Está basada en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos.
TIPOS DE AUTORIDAD
*Formal. Conferida por la organización.
*Técnica o Staff. Nace por conocimientos especializados de quien la posee.
*Personal. Se origina en la personalidad del individuo.
ELEMENTOS DE LA AUTORIDAD
*El mando. Es el ejercicio de la autoridad
*Delegación. Consiste en el acto bilateral mediante el cual un superior jerárquico confiere deberes y responsabilidades a un subalterno, otorgándoles la autoridad que necesita para desempeñar tales funciones.
*El principio de la responsabilidad
La responsabilidad de un superior por los actos de sus subordinados es absoluta.
RESPONSABILIDAD: se relaciona con el flujo de autoridad y las obligaciones, en tanto que el subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad.
RESPONSABILIDAD. Hacerse cargo de: otras personas, seguridad e higiene y valores.
OBLIGACIONES: muestran en trabajo asignado a un puesto, y puede ser de tipo mental o físico para desempeñar una tarea.
*El principio de definición
El contenido de cada puesto, tanto en lo que se refiere a los deberes que implica como la responsabilidad y la autoridad que en el mismo radican y a sus relaciones con otros puestos, deberá ser claramente definido por escrito y dado a conocer a todos aquello a quienes concierna.
*Principio de reciprocidad
En todo puesto, la responsabilidad y la autoridad deben ser equivalentes,
EL AMBITO DE CONTROL
Ninguna persona deberá supervisar a mas de cinco, o como máximo seis subordinados directos, cuyos trabajos se relacionan entre si.
• Cada persona dse la organización de ventas debe serresponsable ante un solo jefe, cuando los subordinados son responsables a mas de un gerente, confunden actividades que deben ejecutarse.
• El establecimiento del tramo de control depende del producto que se venda, experiencia, mercado cubierto y circunstancias especiales.
*EL principio de equilibrio
Es esencial que las diversas unidades de organización se mantengan en equilibrio.
*El principio de continuidad
La reorganización es un proceso continuo; en toda la empresa deberán efectuarse previsiones específicas a este respecto.
SISTEMAS ORGANIZACIONALES DE VENTAS
En esencia una estructura organizacional logra dos cosas:
*Define la asignación normal de los papeles de trabajo para identificar a los miembros de la organización .
*Establecerá líneas de autoridad para integrar y coordinar .
• Organización por territorios o zonas
• Organización por productos
• Organización por clientes
• Organización por combinación
*Organización por territorios
Cada vendedor tiene un zona exclusiva en la que representa toda la línea de producto de la empresa,
VENTAJAS
-Definición clara de las obligaciones y responsabilidades del vendedor.
-La responsabilidad de la zona incrementa el incentivo y obliga al vendedor a ser mas creativo y cultivar magnificas relaciones con sus clientes.
-Los gastos de desplazamiento del vendedor son relativamente reducidos.
-Mayor facilidad de control.
*Organización por productos
Organización basada en la línea de productos que maneja la empresa (especialización de vendedores).
¿Cuándo se justifica?
-Cuando los productos de la empresa son técnicamente complicados.
-Cuando la empresa produce líneas sin relación alguna
-Cuando la empresa vende muchos miles de productos.
*Organización por clientes
Estructurar con base en los diferentes tipos de clientes que la integran.
VENTAJA
-Los vendedores pueden llegar a estar mejor enterados de las necesidades especificas de sus clientes.
-Especialización en cuanto a la atención del cliente
-Abarcar mayor mercado.
*Organización por combinación
Cuando una empresa vende una gran cantidad de artículos a muchos tipos de clientes y un territorio bastante amplio geográficamente.
DESCRIPCION DE FUNCIONES
Para que los gerentes puedan reclutar eficazmente a nuevos vendedores deben comprender claramente las actividades, tareas y responsabilidades que deben ejecutar sus representantes de venta, es decir, hacer un análisis de los puestos de venta.
La persona que dirija el análisis del puesto deberá hablar con los gerentes de venta para determinar que debe conformar el trabajo y con los vendedores ver realmente que actividades realiza lo que consideramos descripción de puestos.
ANALISIS DE PUESTOS
Es el procedimiento para determinar las tareas y requisitos de aptitudes de un puesto y el tipo de persona que se debe contratar.
DESCRIPCION DE PUESTOS
Documento escrito que describe las relaciones y requisitos laborales que caracteriza cada puesto.
En el caso de los vendedores explica:
1. Ante quien es responsable en vendedor
2. Como interactúa con otro personal
3. Los clientes a quienes el vendedor visitara
4. Tareas específicas que va a ejecutar
5. Las demandas mentales y físicas del trabajo
6. Los tipos de productos que va a vender
OBEJETIVOS
*Determinar el perfil del ocupante del puesto
*Encausar el reclutamiento de personal
*Ayudar a la elaboración de anuncios
*Suministrar material necesario según el contenido de los programas de capacitación
*Determinar escalas salariales
*Estimular la motivación del personal
*Facilitar la evaluación del desempeño
*Servir como guía al supervisor en el trabajo con sus subordinados.
FACTORES QUE INTERVIENEN AL ESTRUCTURAR LOS FACTORES DE VENTAS
*Recursos monetarios. porque de el va a depender el numero de vendedores que yo pueda contratar.
*Tamaño de la empresa. Numero de vendedores necesarios
*Tipo de productos. Numero de vendedores y el perfil del vendedor.
*Características del mercado. En base a ello se determina perfil del vendedor.
*Necesidades del consumidor
*Experiencia de los integrantes del grupo de ventas.
LA SELECCIÓN DEL PERSONAL DE VENTAS
La selección estricta y adecuada del personal de ventas es esencial para le buen funcionamiento de la empresa y depende de factores como: tipo de producto, tipos de clientes, capital disponible, volumen de ventas y extensión y métodos de distribución.
*IMPORTANCIA DE UNA BUENA SELEECION
Es importante la selección del personal de ventas ya que de ellos depende el ingreso y utilidad de la empresa además de que son la imagen de la misma.
La buena selección disminuye el aumento de cambios de personal y aumenta su rendimiento.
El primer paso para conseguir personal es plantear un programa de selección.
PASOS PARA PLANTEAR UN PROGRAMA DE SELECCIÓN
1. Recepción preliminar de solicitud
2. Pruebas de idoneidad
3. Entrevista de selección
4. Verificación de datos
5. Examen medico
6. Entrevista con supervisor
7. Contratación
1. Determinar número y tipo de personas (en base al análisis y descripción de puestos)
2. Reclutar a un número adecuado de personas ( en base al número de vacantes y a las finanzas)
3. Determinar un proceso de selección adecuada a las necesidades de la empresa.
4. Contratación
DIRECCION
Fase del proceso administrativo en el cual se van a ejecutar los planes que se establecieron con anterioridad mediante la guía de los esfuerzos de un grupo social.
IMPORTANCIA
• Poner en marcha lo planeado
• Se logran las formas de conducta mas deseables
• Ayuda al logro de los objetivos
• Control
• Comunicación deseada para que la organización funcione
ELEMENTOS
• Motivación
• Liderazgo
• Supervisión
• Autoridad ejercida
• Toma de decisiones
PRINCIPIOS DE DIRECCION DE VENTAS
• De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la empresa.
• Impersonalidad de mando. Se refiere a que la autoridad y su ejercicio (el mando) surgen como una necesidad del a organización para obtener ciertos resultados, por esto, tanto los subordinados como los jefes deben estar consientes de que la autoridad de emana de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su voluntad personal o arbitrio.
• De la supervisión directa. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes, de tal manera que estos se realicen con mayor facilidad.
• De la vía jerárquica. Se deben de respetar los canales para dirigirse a los superiores y viceversa. No se pueden saltar niveles.
• De la resolución del conflicto. Indica la necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa a partir del momento en que aparezcan, ya que si no se hace por mas insignificante que sea puede originar que este desarrolle y provoque problemas no colaterales.
• Aprovechamiento del conflicto. El conflicto es un problema u obstáculo que se antepone al logro de las metas de la organización, pero que al obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas
ESTABLECIMIENTO DE LA COMUNICACIÓN EN LAS VENTAS
Comunicación. Proceso de transmitir y recibir información, valores, actitudes, sentimiento conocimiento y emociones entre 2 o mas personas, con el fin de lograr objetivos
IMPORTANCIA
La comunicación es indispensable para lograr la unión de los esfuerzos de los individuos y de los grupos con el fin de alcanzar objetivos esperados
Con una comunicación eficaz y eficiente se evitan malas interpretaciones y se puede lograr un ambiente agradable entre los integrantes del organismo.
*Entre el vendedor y gerente de ventas
• Logro de objetivos
• Retroalimentación entre vendedor y gerente de ventas
• Conocer las necesidades del vendedor
*Entre el cliente y vendedor
• Conocer las necesidades del cliente
• Que espera del producto
• Transmitir beneficios y características del producto
ELEMENTOS DE LA COMUNICACIÓN
• Emisor
• Codificador
• Mensaje
• Canal
• Receptor
• Decodificador
• Respuesta
• Ambiente
• Barreras
BARRERAS DE LA COMUNICACIÓN
• Semánticas. Se origina en la limitaciones de los símbolos utilizados en la comunicación. Se emplea palabras con diferentes significados
• Físicas. Interferencia de la comunicación que ocurren en el ambiente
• Fisiológicas. Se origina por discapacidades de las personas
• Psicológicas. Interferencia debido a emociones humanas (ansiedad, presión, estrés)
• Administrativas se originan por los diferentes niveles jerárquicos
• Culturales. Por el grado de cultura o educaion
TAREAS DEL SUPERVISOR DE VTAS
1. Adiestrar y re adiestrar a en sus tareas
2. Ayudarles para que colaboren en las promociones de venta
3. Controlar el uso de su tiempo laboral
4. Coordinar la fijación de sus objetivos y metas
5. Levantar su moral de trabajo, motivándolos a diario
6. Lograr que se constituyan en u verdadero equipo de trabajo
7. Logar que sean recolectores permanentes de información
8. Mediar en sus conflictos personales e interpersonales
9. Mejorar su servicio al cliente antes, durante y después de la venta
10. Ser consistente entre lo que dice y lo que hace es decir, predicar con el ejemplo
11. Ser el nexo de comunicación entre ellos y la gerencia
12. Solucionar problemas especiales propios de la labor de venta
13. Velar por que utilicen adecuadamente los equipos de herramientas y materiales
FORMAS DE SUPERVISAR
• Por sus resultados concretos
• Por sus gastos realizados
• Por su actividad en el terreno mediante observación
• Por sus fallas y excusas
• Por sus comentarios sobre clientes
• Por la secuela de su trabajo
• Por conversaciones directas con ellos
MOTIVACION E INCENTIVOS
Toda persona cualquiera que sea su trabajo debe estar motivado para desarrollarlo poniendo el mejor de sus esfuerzos.
Motivar a los vendedores no es mas que visualizar y proyectar un programa mediante el cual la empresa les proporcioné los elementos necesarios para que puedan satisfacer sus necesidades cómodamente
PRINCIPALES SISTEMAS DE INCENTIVOS
• Planes de remuneración básica donde se planea cuidadosamente los incentivos económicos como sueldos comisiones los cuales deben ser quitativos y justos.
• Competencia de ventas
• Bonificaciones
• Supervisores informales
• Planeación de cuotas o zonas
• Premios y cartas de elogio
• Convenciones de venta
• Participación de utilidades
Además el supervisor debe de mantener un equipo de vendedores unido y optimista.
• Crear nuevas o renovadoras aspiraciones en los vendedores para alcanzarlas
• Inculcar en su gente lo agradable que es ser un buen vendedor y lo bien que se siente sobresalir en un trabajo
• Mantener siempre el respeto en el equipo
• Fomentar el amor a la empresa y hacerlos sentir parte importante de la misma
• Escuchar a sus vendedores y tratar de conservar buenas líneas de comunicación
• Ejercer una verdadera supervisión de sus actividades y no una vigilancia
COSTOS DE VENTAS
COSTO:
• Valor
• Sacrifica para alcanzar un objetivos
TIPOS DE COSTOS
1. Producción, gastos generados en el proceso de producción
2. Distribución, gasto generado para distribuir el producto o servicio y llevar el producto hasta el cliente
3. Ventas, gastos generados al vender el producto
4. Financiamiento, gastos generados por uso capital
5. Administrativos, gastos generados por áreas administrativas u organizacionales
COSTOS DE VENTA
• Son necesarios para comercializar el producto
o Bonos
o Comisiones
o Stands
o Eventos
o Publicidad
o Promoción
o Viáticos
o Celulares
Costo Fijo: son aquellos costos que permanecen constantes durante un periodo de tiempo determinado sin importar mi volumen de venta
Costo Variable: es aquel que se modifica de acuerdo con el volumen de venta